Whistleblowing

Sistemi di Intelligenza Artificiale per la Viabilità

PROCEDURA INTERNA

Whistleblowing

adottato con determina dell’Amministratore Unico del 15 dicembre 2023

1. Termini e validità

In generale, dal punto di vista oggettivo, la nuova disciplina si applica alle violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’integrità della società, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo. Nello specifico, lo scopo della presente procedura è definire un sistema volto a permettere la segnalazione di fenomeni illeciti, atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme di cui al D. Lgs n. 231/2001, nonché del diritto dell’Unione europea nei settori individuati dalla Direttiva UE 1937/2019 e dal D. Lgs n. 24/2023 di suo recepimento.

La presente procedura è stata, altresì, predisposta tenendo conto delle Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali, adottate dall’Anac il 12 luglio 2023, del Parere del Garante privacy 6 luglio 2023, n. 304 e della Guida operativa di Confindustria, di ottobre 2023.

La presente Procedura disciplina le modalità di segnalazione di tali violazioni commesse all’interno dell’adottante, che possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno all’integrità della società medesima.

In particolare, il documento ha l’obiettivo di descrivere:

2. Scopo della procedura

In generale, dal punto di vista oggettivo, la nuova disciplina si applica alle violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’integrità della società, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo. Nello specifico, lo scopo della presente procedura è definire un sistema volto a permettere la segnalazione di fenomeni illeciti, atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme di cui al D. Lgs n. 231/2001, nonché del diritto dell’Unione europea nei settori individuati dalla Direttiva UE 1937/2019 e dal D. Lgs n. 24/2023 di suo recepimento.

In particolare, il documento ha l’obiettivo di descrivere:

i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti nella gestione delle segnalazioni;
i canali messi a disposizione per la segnalazione;
il perimetro oggettivo e il contenuto della segnalazione;
i soggetti segnalanti e le forme di tutela nei confronti degli stessi;
le modalità di gestione della segnalazione e il procedimento che si instaura nel momento in cui viene effettuata una segnalazione;
le modalità di informazione del segnalante e del segnalato circa gli sviluppi del procedimento.

Inoltre, la presente Procedura è tesa a:

assicurare per la segnalazione canali specifici, indipendenti e autonomi;
garantire la riservatezza dei dati personali del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione, ferme restando le regole che disciplinano le indagini o i procedimenti avviati dall’Autorità giudiziaria in relazione ai fatti oggetto della segnalazione;
tutelare adeguatamente il soggetto segnalante contro condotte ritorsive e/o discriminatorie collegate alla segnalazione.

Nell’Informativa sul trattamento dei dati personali, di cui all’Allegato A) alla presente Procedura, sono contenute le informazioni generali sul trattamento dei dati personali nell’ambito della procedura di gestione di una Segnalazione.

3. Definizioni

Segnalazione whistleblowing: comunicazione, scritta o orale, effettuata da un segnalante, avente a oggetto informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse all’interno della singola adottante il protocollo, riferibili a violazioni di reati previsti dal D. Lgs. n. 231/2001, nonché del diritto dell’UE, in relazione agli atti previsti dalla Direttiva UE 1937/2019 e dal D. Lgs n. 24/2023;

Segnalazione ordinaria: comunicazione avente a oggetto violazioni rilevanti ai sensi della disciplina whistleblowing, ma non contenente i dati identificativi del soggetto segnalante, oppure comunicazione contenente l’indicazione dei dati identificativi del soggetto segnalante, ma avente ad oggetto violazioni non rientranti nel campo oggettivo di applicazione della disciplina whistleblowing;

Segnalazione in malafede: segnalazione inviata allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio. K-City S.r.l. garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in malafede, censurando simili condotte e informando che tali segnalazioni sono fonte di responsabilità in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti.

Segnalante: persona fisica che può effettuare una segnalazione nel contesto lavorativo della società adottante il presente protocollo.

Facilitatore: persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata

Gestore Whistleblowing: Gestore cui è affidata la gestione delle segnalazioni.

4. Ambito di applicazione soggettivo

In linea con la normativa, ai sensi della presente procedura, i soggetti che possono effettuare le segnalazioni, i cd. segnalanti, sono i seguenti:

tutti i dipendenti della società adottante il presente protocollo. La procedura si applica anche ai soggetti segnalanti le cui segnalazioni riguardino violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto di lavoro nel frattempo terminato, purché acquisite durante il suo svolgimento, nonché a coloro il cui rapporto di lavoro non sia ancora iniziato, qualora le informazioni sulle violazioni oggetto della segnalazione siano state acquisite durante il processo di selezione, ovvero in altre fasi precontrattuali, nonché nel periodo di prova;
i lavoratori autonomi, i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti che svolgono la propria attività per la società adottante il presente protocollo;
i tirocinanti retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività per la società adottante il presente protocollo;
lavoratori, anche in distacco, o collaboratori che svolgono la propria attività per la società adottante il presente protocollo, fornendo servizi in favore di terzi;
coloro che prestano la propria attività sotto la supervisione o la direzione di appaltatori, subappaltatori e fornitori della società adottante il presente protocollo;
i Revisori contabili della società adottante il presente protocollo.

5. Ambito di applicazione oggettivo

Le segnalazioni whistleblowing possono avere a oggetto violazioni delle disposizioni normative nazionali dell’Unione europea che ledono l’integrità della società adottante il presente protocollo, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza nell’ambito di tale contesto lavorativo.

In particolare, le segnalazioni possono riguardare:

condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001;
illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D. lgs n. 24/2023, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodottie mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente;radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società.

Sono invece escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura le segnalazioni:

legate a un interesse personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro);
in materia di sicurezza e difesa nazionale;
relative a violazioni già regolamentate in via obbligatoria in alcuni settori speciali, alle quali continua dunque ad applicarsi la disciplina di segnalazione ad hoc (servizi finanziari, prevenzione riciclaggio, terrorismo, sicurezza nei trasporti, tutela dell’ambiente).

6. Procedura di gestione delle segnalazioni

K-City S.r.l. definisce di seguito un sistema di segnalazione delle violazioni e i relativi aspetti di natura organizzativa e procedurale, con particolare riferimento a: i canali e le modalità per effettuare le segnalazioni, le attività per la gestione delle segnalazioni, le tutele per il segnalante e il segnalato, la reportistica.

a. Gestore della segnalazione

L’attività di gestione della segnalazione è affidata all’Avv. Aldo Favarolo, con studio in Portici (Napoli) al Corso Garibaldi n.159

b. Canali e modalità per effettuare la segnalazione

Uno dei soggetti di cui al precedente paragrafo 4, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificata o che possa verificarsi una delle violazioni indicate al precedente paragrafo 5, ha la possibilità di effettuare una segnalazione al Gestore Whistleblowing, utilizzando il canale di seguito riportato, nelle more dell’implementazione di una piattaforma informatica:

1. tramite posta ordinaria da inviare al seguente indirizzo: Corso Garibaldi n.159 in Portici (Napoli) - 80055, all’attenzione dell’Avv. Aldo Favarolo.

A tal fine e considerando le garanzie la riservatezza imposte dalla normativa di riferimento, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento e all’indicazione di un indirizzo presso il quale intende ricevere le successive comunicazioni; la seconda con la segnalazione e copia di eventuali documenti a supporto. Le due buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno l’indicazione del destinatario e la dicitura “riservata al Gestore whistleblowing”.

Qualora la segnalazione riguardi il Gestore, in qualità di segnalato, persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, il segnalante può effettuare la segnalazione all’Amministratore p.t. di K-City S.r.l., con le medesime modalità già indicate. In tal caso, la posta andrà trasmessa ad uno dei seguenti indirizzi:

all’attenzione dell’Amministratore Unico p.t. della K-City S.r.l., in Portici (Napoli) al Corso Giuseppe Garibaldi 159.

In ogni caso, il segnalante, che ne faccia richiesta, avrà diritto a un incontro diretto con il Gestore o, nel caso di conflitto d’interessi del Gestore, con il Legale rappresentante p.t. di K-City S.r.l., che sarà fissato entro un tempo ragionevole successivo alla richiesta. L’incontro sarà oggetto di registrazione, previo consenso del segnalante.

Quanto al contenuto della segnalazione, il segnalante deve fornire, in modo chiaro e completo, tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari avalutare la fondatezza della segnalazione, indicando:

i propri dati identificativi, nonché un recapito al quale comunicare i successivi aggiornamenti;
le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;
le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato;
le generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni devono riportare solo i dati personali (riferiti, quindi, a una persona fisica identificata o identificabile) strettamente e obiettivamente necessari a verificarne la fondatezza e a garantirne la gestione. Qualora le segnalazioni contengano dati personali di assoluta e palese irrilevanza per la relativa gestione, K-City

S.r.l. provvederà a cancellarli prontamente.

Esame e valutazione delle segnalazioni

(i) Ricezione della segnalazione

Il Gestore che riceve la segnalazione deve rilasciare al segnalante l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione della segnalazione stessa, trasmettendolo al recapito indicato dal segnalante.

Tale riscontro non implica per il Gestore alcuna valutazione dei contenuti oggetto della segnalazione, ma è unicamente volto a informare il segnalante dell’avvenuta corretta ricezione della stessa.

In assenza dell’indicazione dei dati identificativi del segnalante (segnalazione anonima) o del suo recapito per ricevere le comunicazioni successive, la segnalazione non sarà considerata e trattata come segnalazione whistleblowing e il Gestore potrà riservarsi di prenderla ugualmente in considerazione, al fine di avviare approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato, solo ove le informazioni siano precise, concordanti e adeguatamente circostanziate. In ogni caso, le segnalazioni anonime dovranno essere adeguatamente tracciate e archiviate.

Inoltre, nel caso di segnalazioni anonime, le misure di protezione a tutela del segnalante si applicano solo se la persona segnalante venga successivamente identificata e abbia subito ritorsioni.

Qualora la segnalazione whistleblowing pervenga, per errore, a un destinatario diverso dal Gestore, il ricevente dovrà trasmetterla, con divieto di aprire la busta, al Gestore o al diverso membro indicato come destinatario, entro 7 giorni.

(ii) Verifica della procedibilità della segnalazione

Terminata la fase della ricezione, il Gestore verifica la procedibilità della segnalazione e, quindi, la sussistenza dei necessari presupposti oggettivi e soggettivi.

Nello specifico, dovrà accertare che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, la stessa non sarà considerata e trattata come segnalazione whistleblowing e il Gestore potrà archiviarla oppure, qualora le informazioni siano precise, concordanti e adeguatamente circostanziate, riservarsi di prenderla ugualmente in considerazione, al fine di avviare approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato.

In tal caso, il Gestore comunicherà al segnalante che la segnalazione è improcedibile ai sensi della disciplina whistleblowing e che la stessa verrà archiviata ovvero analizzata come segnalazione ordinaria.

(iii) Verifica dell’ammissibilità della segnalazione

Accertata la procedibilità della segnalazione, il Gestore ne verifica l’ammissibilità.

A tal fine, nella segnalazione dovranno risultare chiare:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, che contenga i dettagli relativi alle notizie circostanziali, nonché, ove possibile, le modalità attraverso cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Alla luce di queste indicazioni, la segnalazione può, quindi, essere ritenuta inammissibile per:

mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
esposizione di fatti di contenuto generico, tali da non consentirne la comprensione;
produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

Al Gestore è attribuita la facoltà di richiedere al segnalante integrazioni alla segnalazione, ai fini della valutazione di ammissibilità.

Nel caso in cui la segnalazione risulti inammissibile, il Gestore procede all'archiviazione, garantendo comunque la tracciabilità delle motivazioni a supporto e dandone comunicazione al segnalante.

(iv) Istruttoria sulla segnalazione

Verificata anche l’ammissibilità della segnalazione, il Gestore avvia l’attività istruttoria volta ad accertarne la fondatezza, provvedendovi nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza ed effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e/o di eventuali altri soggetti che possano utilmente riferire sui fatti segnalati, la raccolta di documentazione e/o di informazioni.

Nello svolgimento dell’istruttoria, il Gestore può richiedere al segnalante informazioni e/o documenti ulteriori che risultino necessari per le verifiche. Con riferimento ai dati personali (riferiti, quindi, a una persona fisica identificata o identificabile), il Gestore si limiterà a raccogliere esclusivamente quelli manifestamente utili al trattamento della specifica segnalazione.

Al riguardo, il Gestore chiederà al segnalante di indicare espressamente l’esistenza e l’identità di altri soggetti che, in base alla normativa di riferimento, sono destinatari delle medesime tutele previste per il whistleblowing. In particolare, si tratta di:

persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, che sono legate a esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
colleghi di lavoro del segnalante, che lavorano nel suo medesimo contesto lavorativo e che hanno con lui un rapporto abituale e corrente. In linea con le Linee Guida Anac, tali soggetti sono coloro che, al momento della segnalazione, lavorano con il segnalante e hanno con quest’ultimo un rapporto abituale e corrente;
enti di proprietà - in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi - del segnalante;
enti presso i quali il segnalante lavora.

Ai fini dello svolgimento dell’attività istruttoria, il Gestore:

analizza la segnalazione e la documentazione allegata;
valuta le ulteriori opportune azioni da compiere, coerentemente con gli strumenti normativi vigenti, al fine di stabilire in modo oggettivo la fondatezza o meno della segnalazione (es. richiesta di approfondimenti, audizione del segnalante e/o di terzi informati sui fatti);
identifica le funzioni competenti da coinvolgere per lo svolgimento delle verifiche;
richiede, ove necessario, il supporto di specialisti esterni per gli approfondimenti che non possono essere svolti in ambito interno, chiedendo la preventiva autorizzazione per il sostenimento dei relativi oneri finanziari;

All’esito dell’attività istruttoria, il Gestore predispone una relazione sulla segnalazione, sulle attività compiute e sulle relative risultanze in termini di fondatezza e la trasmette, per gli eventuali conseguenti provvedimenti decisionali, al Legale rappresentante pt di K-City S.r.l.

Qualora invece il Gestore accerti che la segnalazione non è fondata, procede alla sua archiviazione, dandone comunicazione al segnalante.

(v) Riscontro al segnalante

Il Gestore, entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione, fornisce un riscontro al segnalante in merito all’attività svolta.

In particolare, il Gestore può comunicare al segnalante:

l’avvenuta archiviazione della segnalazione, motivandone le ragioni (improcedibilità,inammissibilità, infondatezza);
l’avvenuto accertamento della fondatezza della segnalazione e la sua trasmissione agli organi interni competenti.

Qualora, alla scadenza dei tre mesi, l’attività istruttoria non sia ancora conclusa, il Gestore comunicherà al segnalante l’attività svolta fino a quel momento e, ove possibile, quella che intende ancora espletare. Successivamente, il Gestore comunicherà al segnalante il successivoesito finale dell’istruttoria della segnalazione (archiviazione o accertamento della fondatezza della segnalazione con trasmissione agli organi competenti).

c. Provvedimenti decisionali collegati alla segnalazione

I provvedimenti decisionali collegati alla segnalazione, individuati in coerenza con il Sistema Disciplinare e con il Regolamento interno della società adottante il presente protocollo, sono rimessi, in ragione della rispettiva competenza, al Legale Rapp.te di K-City S.r.l.

Per le casistiche che coinvolgono soggetti apicali, il Gestore ne dà evidenza agli organi competenti assicurando informativa e aggiornamento sugli sviluppi delle iniziative attivate.

Le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o recare pregiudizio al segnalato, nonché ogni altra forma di utilizzo abusivo della presente Procedura, sono fonte di responsabilità, anche disciplinare, in particolar modo qualora venga accertata l’infondatezza di quanto segnalato e la strumentale o volontaria falsità di accuse, rilievi, censure, ecc.

Il presente documento lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di calunnia o diffamazione ai sensi delle vigenti previsioni di legge.

d. Archiviazione, conservazione e tracciabilità delle segnalazioni

Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del procedimento, è cura del Gestore, assicurare:

la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività di ricezione, istruttoria e valutazione
la conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni e alle relative attività di verifica, in appositi archivi, con gli opportuni livelli di sicurezza / riservatezza e nel rispetto delle tempistiche di conservazione applicabili ai sensi dell’Informativa sul trattamento dei dati personali, di cui all’Allegato A) alla presente procedura.

7. Tutele del segnalante e dei soggetti a esso assimilati

K-City S.r.l., in linea con la normativa di riferimento, assicura al segnalante le misure di tutela previste nel presente paragrafo in temini di: riservatezza, divieto di atti ritorsivi e limitazioni della responsabilità.

Tali disposizioni si applicano anche nei casi di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni.

In primo luogo, K-City S.r.l. assicura la riservatezza dei dati personali del segnalante e delle informazioni contenute nella segnalazione da parte di tutti i soggetti coinvolti nel procedimento.

La riservatezza è garantita per ogni modalità di segnalazione, quindi, anche quando avvenga informa orale (messaggistica vocale, incontro diretto).

La medesima garanzia è prevista in favore delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, nonché ai facilitatori e agli altri soggetti, tra quelli indicati nella normativa di riferimento, con cui il segnalante ha un particolare rapporto e che ha indicato al Gestore (persone del medesimo contesto lavorativo, colleghi di lavoro, enti di proprietà o nei quali il segnalante lavora).

K-City S.r.l. garantisce che l’identità del segnalante non possa essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelarne la riservatezza.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare attivato della società adottante il presente protocollo contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora invece la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare o della persona comunque coinvolta nella segnalazione, quest’ultima sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo previo consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. In tali casi, verrà dato preventivo avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni che rendono necessaria la rivelazione dei dati riservati.

Resta ferma in ogni caso, sussistendone i presupposti, la facoltà dell’ente di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria.

La violazione dell’obbligo di riservatezza da parte dei soggetti coinvolti nella procedura è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge. In particolare, si segnala che il D.lgs. n. 24/2023 prevede che ANAC applichi una sanzione amministrativa pecuniaria, da 10.000 a 50.000 euro, alla persona fisica che abbia violato l’obbligo di riservatezza. Restano salve le sanzioni applicabili dal Garante per la protezione dei dati personali per i profili di competenza in base alla disciplina in materia di dati personali.

Inoltre, ai sensi della presente Procedura, non è consentita alcuna forma di ritorsione o discriminazione per motivi collegati alla denuncia, nei confronti del segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini – in via diretta o indiretta – un danno ingiusto ai soggettitutelati.

Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli.

La stessa tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori e degli altri soggetti assimilati al segnalante, già citati.

Per misure discriminatorie si intendono, ad esempio, le azioni disciplinari ingiustificate e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili e, in ogni caso, peggiori rispetto a quelle vissute in precedenza.

Le persone segnalanti e i soggetti a esso assimilati, già richiamati nella presente procedura, possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di avere subito. L’ANAC provvederà a informare l'Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.

Inoltre, si segnala che il D. Lgs. n. 24/2023 prevede l’applicazione da parte dell’ANAC di una sanzione amministrativa pecuniaria, da 10.000 a 50.000 euro, quando accerta che la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni. Inoltre, il D. lgs. n. 24/2023 prevede alcune limitazioni della responsabilità del segnalante rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni, che altrimenti lo esporrebbero a responsabilità penali, civili e amministrative.

In particolare, il segnalante non sarà chiamato a rispondere né penalmente, né in sede civile e amministrativa:

di rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio;
di rivelazione del segreto professionale;
di rivelazione dei segreti scientifici e industriali;
di violazione del dovere di fedeltà e di lealtà;
di violazione delle disposizioni relative alla tutela del diritto d’autore;
di violazione delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali;
di rivelazione o diffusione di informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta. Tali limitazioni di responsabilità operano al ricorrere di due condizioni, ovvero:

al momento della rivelazione o della diffusione, il segnalante abbia fondati motivi per ritenereche le informazioni siano necessarie per svelare la violazione oggetto di segnalazione; in tali casi, è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa;
la segnalazione sia effettuata nel rispetto delle condizioni previste dal Decreto per beneficiaredella tutela contro le ritorsioni (fondati motivi per ritenere veritieri i fatti segnalati, la violazionesia tra quelle segnalabili e siano rispettate le modalità e le condizioni di accesso allasegnalazione).

Le misure di tutela previste nella presente procedura non si applicano, in linea con la normativa diriferimento e salve le ipotesi di limitazioni della responsabilità, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo ocolpa grave e al segnalante è altresì irrogata una sanzione disciplinare.

8. Tutele del Segnalato

K-City S.r.l., in attuazione della normativa di riferimento, estende al segnalato le stesse garanzie di riservatezza riconosciute al segnalante, fatta salva ogni ulteriore ipotesi di legge che imponga l’obbligo di comunicare il nominativo del segnalato (es. richieste dell’Autorità giudiziaria, ecc.).

Il Gestore valuta l’opportunità e le modalità con cui informare il segnalato dell’esistenza della segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza rispetto all’identità del segnalante e considerata la necessità di non pregiudicare le esigenze di accertamento.

In ogni caso, il segnalato ha diritto di essere sentito nel corso dell’istruttoria, anche producendo documentazione a supporto delle proprie osservazioni.

9. Reportistica

Il Gestore competente predispone una relazione annuale relativa alle segnalazioni ricevute, alle verifiche eventualmente svolte e ai relativi esiti, presentati in forma aggregata.

10. Segnalazioni esterne all’Anac

In base alla normativa di riferimento, il segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

non è stato attivato un canale di segnalazione interna o, anche se attivato, non è conformea quanto previsto dal Decreto;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per la segnalazione su canale esterno si rimanda all’art. 7 D.lgs. 24/2023 e informazioni/atti/regolamenti/circolari nel tempo pubblicati sul sito ANAC.

11. Allegati

Allegato 1 - Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi del Regolamento Ue n. 679/2016 (c.d. GDPR), in questa sezione vengono fornite le informazioni in merito al trattamento dei dati personali nell’ambito della gestione delle segnalazioni ricevute ai sensi della presente procedura. Tali informazioni non riguardano le segnalazioni effettuate mediante canale esterno o divulgazione pubblica.

Titolare del trattamento

K-City S.r.l., con sede legale in Portici (Napoli), corso Giuseppe Garibaldi 159.

Interessati e fonte dei dati

Nei limiti delle finalità e delle modalità definite nella presente informativa, sono oggetto di trattamento:

i dati del segnalante, forniti direttamente da quest’ultimo per l’invio della segnalazione;
i dati del segnalato, forniti dal segnalante all’interno della segnalazione e/o acquisiti nel corso delle necessarie attività istruttorie (es. terzi intervistati) e/o forniti dallo stesso segnalato eventualmente sentito durante la procedura di gestione della segnalazione;
i dati del facilitatore, forniti dal segnalante all’interno della segnalazione e/o forniti dallo stesso interessato durante la procedura di gestione della segnalazione;
i dati delle persone a diverso titolo menzionate e/o coinvolte nella procedura di gestione della segnalazione, forniti dal segnalante all’interno della segnalazione e/o acquisiti nel corso delle necessarie attività istruttorie (es. terzi intervistati) e/o forniti dallo stesso interessato durante la procedura di gestione della segnalazione.

Tipologie di dati trattati

Nei limiti delle finalità e delle modalità definite nella presente informativa, sono oggetto di trattamento:

dati personali comuni, quali, ad esempio, i dati identificativi degli interessati, i dati di contattodel segnalante, i dati relativi al relativo ruolo/mansione lavorativa dell’interessato, i dati contenuti nel documento di identità del segnalante, la voce del segnalante registrata tramite il sistema di messaggistica vocale e/o durante l’incontro diretto richiesto dallo stesso;
categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del GDPR, quali, ad esempio, leinformazioni relative a condizioni di salute dell’interessato, le opinioni politiche dell’interessato, le convinzioni religiose e l’appartenenza sindacale dell’interessato;
dati personali relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del GDPR.

Nell’ambito della procedura di segnalazione, saranno raccolti esclusivamente i dati personali manifestamente utili al trattamento della specifica segnalazione, pertanto, K-City S.r.l. invita a trasmettere solo i dati personali

strettamente e obiettivamente necessari a verificare la fondatezza della segnalazione medesima e a garantirne la gestione. I dati personali di assoluta e palese irrilevanza per la gestione della segnalazione saranno prontamente cancellati.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali saranno trattati esclusivamente per:

gestire le segnalazioni, svolgere le opportune attività di verifica e adottare i conseguenti provvedimenti decisionali;
esigenze di esercizio, difesa o accertamento dei diritti della società adottante il presente protocollo Whistleblowing, in relazione e/o in conseguenza alla ricezione delle segnalazioni.

La base giuridica del trattamento è costituita da:

l’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il Titolare (obbligo di istituire un canale di segnalazione ai sensi del D. Lgs n. 24/2023); pertanto, ai sensi e per gli effetti dell’art. 6, par.1, lett. c) e parr. 2 e 3, dell’art. 9, par. 2, lett. b), dell’art. art. 10 e dell’art. 88 del GDPR, il trattamento non necessita del consenso dell’interessato;
il consenso del segnalante per: i) la rivelazione della sua identità e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni; ii) la registrazionedelle segnalazioni raccolte tramite il sistema di messaggistica vocale; iii) la registrazione dell’eventuale incontro diretto richiesto dal segnalante;
il perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi, rappresentato dal diritto di accertare, esercitare e difendere i propri diritti in ogni sede competente; pertanto, ai sensi eper gli effetti dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, il trattamento non necessita del consenso dell’interessato. Il trattamento per le finalità basate sul legittimo interesse del Titolare non è obbligatorio e l’interessato può opporsi all’utilizzo dei suoi dati, salvo il caso in cui il Titolare dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti per l’'accertamento, l'esercizio o la difesa di undiritto ai sensi dell’art. 21 del GDPR.

Natura del conferimento dei dati personali

Il conferimento dei dati identificativi e di contatto del segnalante è necessario ai fini della presentazione e della gestione della segnalazione; un eventuale rifiuto a conferirli pregiudica la valutazione della segnalazione.

Modalità, ambito e durata del trattamento

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato con modalità cartacee e, per le segnalazioni raccolte tramite il sistema di messaggistica vocale, anche tramite modalità informatizzate.

I dati personali saranno trattati esclusivamente dal Gestore Whistleblowing, preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni e appositamente autorizzato al trattamento. Il Gestore whistleblowing agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite da K-City S.r.l. in ordine alle finalità e alle modalità del trattamento e che lo impegna alla riservatezza, alla confidenzialità e alla sicurezza dei dati.

I dati personali potranno essere comunicati a strutture esterne, che svolgono per conto di K-City S.r.l., compiti di supporto (es. servizi informatici), nella loro qualità di Responsabili del trattamento, cui sono state impartire apposite istruzioni sulle modalità e finalità del trattamento eimposti obblighi di riservatezza, confidenzialità e sicurezza dei dati.

Ove strettamente necessario ai fini dello svolgimento dell’istruttoria delle segnalazioni, i dati personali potranno essere comunicati a: i) il personale interno di volta in volta individuato come competente a supportare le verifiche e appositamente autorizzato al trattamento dal membro del Gestore whistleblowing preposto, che provvederà, altresì, a fornire apposite istruzioni sulle modalità e finalità del trattamento e a impegnarli ad adeguati obblighi di riservatezza, confidenzialità e sicurezza dei dati; ii) soggetti esterni (es. società di consulenza) di volta in volta individuati come necessari per supportare le verifiche e appositamente designati quali Responsabili del trattamento dal membro del Gestore whistleblowing preposto, che provvederà, altresì, a fornire apposite istruzioni